题记：作为军机处的重要下属机构，军机章的京办公条件如何？军机章京是清代军机处的重要下属机构，史称“小军机”。在初期，军机章京的办公条件远远谈不上排场。清代诗人赵翼描述了北京宫里的章京值房，仅一间半，又窄又暗。在他离开军机处后，军机章京值房搬到了条件稍好的地方：三间矮房，仅前面有窗，面朝北。冬天很冷，房顶很低，夏天闷热。窗户由一种特别结实的高丽纸糊盖，刷上油挡风，同时不遮挡光线。可能每年都向军机处各值房供应一些煤块（供火盆使用），冬天御寒用。夏天则运来冰块降温。

清代军机处

在值房，军机章京必须确保他们的文件安全。只有当月的材料（随手登记档、清档、月折）放在手边，工作不需要时就保存在柜子里。当值的章京在结束值勤时负责封柜。幸运的是，这三间房不必存放章京经手的所有文件。宫里西面另有一处地方存放军机处档案，也是特别出版和抄写项目的所在地，军机章京常在这些房屋里办公。

当要求军机章京眷清一份议覆奏折或是撰拟一道即刻发出的上谕时，出巡在外的办公条件对于章京的机敏是一种考验。

在早期，章京营帐中没有几案或其他家具，赵翼曾说过：“率伏地起草，或以奏事黄匣作书案，而悬腕书之。夜无灯檠，惟以铁丝灯笼作座，置灯盘其上，映以作字，偶萦拂，辄蜡泪污满身。”

乾隆皇帝四处巡游，出巡是政府生活的固定内容。军机章京不得不面对的困难是，远离京师，一年中要有数月应付此等必需品的匮乏。但在军机处初期，人们鲜少关注军机章京的办公环境。我们将会看到，条件后来有了改善。

军机处的地理位置

军机章京的职责

军机章京的业务既有常规的抄写，也有除了最机密的谕旨的撰拟。分派给“小办公”即新手简单的档案管理和抄写工作，而“老办公”则负责有着自主性的工作，比如阅看奏折、撰拟谕旨以及为军机大臣的议覆做调查工作。一些军机章京也帮助回复写给他们所效劳的军机大臣的私人书札。有的人常常分派在京城调查不重要事件等。许多人跟随着他们的军机大臣出差，经年累月远离京城。

军机章京阅看奏折并书写每天的随手登记档，军机处几乎所有的秘密对他们都是公开的。19世纪，军机章京也负责记录军机处印信的使用，这一事实表明他们同军机大臣一样受到信任，而在过去是军机大臣对此负责。

据史料记载，军机章京的一些工作划分反映了他们兼职的优势，有些事例反映他们在工作中已发展出特殊技能。例如，在军机处兼职章京的户部属员可以为军机处处理财政方面的奏折。在嘉庆十八年至十九年（1813年-1814年），当镇压八卦教起义时，有章京编辑了一本小册子，记载了派遣的每支军队以及每个驻扎点将领和下层官员的名字。

军机处架构图

只要皇帝询问起义相关省份的战略据点情况，这位章京就随时出示他的笔记本。这给皇帝留下了极深的印象，这个人很快就升为安徽布政使。据记载，有章京在镇压八卦教的前线提出建议，也有章京在道光时期镇压西北穆斯林起义时提供方针指导。当然，面对突发事件时，专业不得不搁置一旁。在战争中，所有的军机章京一同处理纷至沓来的战地报告及相应的指示。在胜利后他们得到奖赏，就如同他们也是远征军队的一员。

军机章京的职责与他们所效劳的军机大臣同步，军机大臣事务增多、压力增大而日益忙碌时，章京就有更多的事要做。决策时，章京可以就他们所熟悉的任何问题给出建议。他们执行调查任务，撰拟重要文件，既有谕旨，也有议覆奏折。他们办理文书通信中许多需要谨慎处理的细节，尤其是阅览奏折、撰写摘要和抄录文件。他们管理军机处档案，检查公文的存放，并书写用于查找文件的随手登记档。

最后一点，许多军机章京在方略馆兼做校对和监督者，这样一来他们也就关注着军机处的出版项目。在18世纪，当军机大臣日益关心喷涌而出的各种各样的内廷职责时，作为军机大臣私人助手的军机章京也一起投身于同样的工作。

雍正帝

军机章京如何管理军机处内廷档案？这么多档案，如何检索查找？

军机处成立之初，雍正皇帝和他的内廷代理人负责制订监管新的内廷通信方法，包括档案的存放程序，到了乾隆期，军机章京逐渐挑起了这些重担，他们一直身任此责，直到清朝结束。例如，章京必须确保在军机处可以得到决策所需的所有重要文件。这意味着不仅抄录那些要发还具奏人的奏折，而且要提供能在档案中找到这些和其他文件的方法。他们工作的一个主要解决途径是名为“随手登记档”的工作日志。

这种工作日志每页写满了信息，信息之丰富，现今足以对它独立开展研究。具奏人在日志每页靠近天头的位置，用浓黑的字体书写自己的姓名，位置非常突出；第二重要的是奏折内容，它的摘由也始于页面的天头。这些浓黑的标题一页页排列，便于快速查检到奏折（只要能想起具奏人的姓名），而且随手登记档每册封面之上编有韵码，一目了然。

红色文字是皇帝的朱批

朱批仅出现在一页的中间位置，在奏折摘由的下面，并空一格以示敬重，而不是通常一份上谕原件中的抬行，这样可以充分利用纸张。通过将“朱批”字样放在具奏人所上奏折的起首位置，对于皇帝批示文字的应有尊重问题很巧妙地解决了。这样一来，整个条目以“朱批某某奏”开头。为了便于使用者查找而设计的随手登记档，也因此保持了礼仪上的以帝王为中心。

随手登记档是内廷保存公文的索引，但它不是现代意义上的索引，也就是说，使用者不能通过检索号来找到文件的所在。实际的情况是，迅速浏览随手登记档的章京必须要查到所找文件的抵京日期（有时也会显示交发日期，但这与查检文件无关），进而才可以找到一份文件的全文。外省所上奏折的抄件，这是章京用草书快速书写的，可以从保存在方略馆的军机处录副奏折中找到。浏览随手登记档也可以确定其他在京文件的抄件位置，上谕以及军机大臣的议覆奏折和说帖（也就是奏片），这些以时间顺序装订成厚厚的档册。

档案

随手登记档可以检索大量的内廷文件，将内廷业务的大量秘密呈现在查阅之人面前。随手登记档的页面上写满了奏折及朱批提到的机密政务的摘由，军机章京及更低级的军机处人员可以查看全部这些信息。因此，就不得不有一个保密的办法，同时又能保持对于文件往来的详确记录。做到这一点是通过对书写标题的简单变通，仅画一条线表示文件已到，而写摘由的地方空着，这常常是在一位军机大臣的命令下完成的。

还有一种方法是，所做摘由千篇一律或做摘要但略去了敏感细节。例如，印有“密奏”印章的关于人事的报告抵达时，直呈皇帝；负责随手登记档的章京仅记它们的抵达，以及封套内的文件数目。19世纪中期的随手登记档记录了一份御史的奏折，记录的内容没用，但这些措施常常是不必要的，因为都认为军机处人员是忠诚可靠的。军机处的工作执行起来要有信心：有关敌人行动和反叛阴谋的奏报细节要得到防护，即使是写在随手登记档上。

奏折

时移世易，不仅奏折及附件的数目以及上奏事务种类激增，而且军机处抄本的数目和品种也在增多。皇帝的谕旨还有其他档案抄录在大幅四方纸上，装订成档册。外省奏折的处理稍有不同：18世纪，大多数的抄件保存在军机处录副奏折中，当然有些外省奏折抄录的档册也移交给“外寄档”。 19世纪有“月折档”，依月或更短的时间装订成册。除了一些文件按类型依时间先后编排——例如议覆档和寄信档，也有文件的综合性汇集，比如会引起人误解的“上谕档”，就包括了许多类型的文件，而不仅仅是上谕。

也有一些专门性的档册，是将许多不同类别的相关档案收集在一起，每种档册涵盖一个主题。这种档册最常见的是对于战事的编纂，也正因此，被分作“紧要”材料，关于水利抢修、候补官员名录以及许多其他主题的档案也被置于一处。凡军机大臣或章京认为有必要的，都能够以这种档案形式保存。